Geschäftsreisen - Mit diesen Hinweisen sind Sie sicher unterwegs

Geschäftsreisen - Mit diesen Hinweisen sind Sie sicher unterwegs

Seit Beginn der Coronapandemie Anfang 2020 verändert sich nicht nur das öffentliche Leben, auch die Arbeitswelt erlebt einen grundlegenden Wandel. Wo früher lange Geschäftsreisen und persönliche Gespräche mit internationalen Handelspartnern zum Standard gehörten, stehen heute Kurznachrichten und Videoanrufe auf der Tagesordnung. Inzwischen ist jedem klar: Es wird keine Rückkehr zum Status quo geben. Dementsprechend müssen Brücken zwischen der alten Arbeitswelt und neuen, modernen Ansätzen gebaut werden. Unbestritten, ganz ohne Geschäftsreisen geht es nicht. Es stellt sich nur die Frage, wie diese in Zukunft aussehen werden und wie Unternehmen dafür sorgen können, dass die Sicherheit der Mitarbeiter auf Reisen gewährleistet werden kann. Dieser Artikel gibt Ihnen dazu alle wichtigen Informationen.

Vor der Reise

Eine sichere Geschäftsreise beginnt nicht erst am Flughafen: Arbeitgeber haben gegenüber Mitarbeitern eine ausdrückliche Fürsorgepflicht, die besonders auch auf Geschäftsreisen gilt. Der Arbeitnehmer muss ausdrücklich über alle Gefahren und Risiken aufgeklärt werden, die ihm während der Reise erwarten können. Wichtig: Der Arbeitgeber ist verpflichtet entstandene Mehrkosten des Mitarbeiters auf der Reise auszugleichen. Hier ist aber der Reisende in der Pflicht: Er muss sich selbst um eine Aufstellung dieser Kosten bemühen.

Auch der gesundheitliche Zustand des Reisenden muss vor der Abfahrt überprüft werden. Zuständig hierfür ist der Betriebsarzt, er kontrolliert die körperliche Verfassung, gibt Tipps bezüglich der Reiseapotheke und verabreicht nötige Impfungen. Wichtig: Sollten Impfungen notwendig sein, müssen diese oft mit einer gewissen Vorlaufzeit verabreicht werden, damit sie bis zur Geschäftsreise wirken.

Über die Gefahrengebiete und etwaige Reisewarnungen kann man sich auf der Webseite des Auswärtigen Amts informieren. Je nach Reiseziel warten verschiedene Risiken auf die Mitarbeiter. Dazu gehören:

• Plötzliche Krankheit
• Diebstahl
• Arbeitsunfälle
• Datendiebstahl

Um für so einen Fall abgesichert zu sein, ist es notwendig, für einen ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen. Da es eine Vielzahl von verschiedenen Policen mit den unterschiedlichsten Leistungsspektren gibt, kann man sich seinem zuständigen Gewerbeversicherer, wie beispielsweise InsureQ, auch online bezüglich notwendiger Versicherungen beraten lassen.

Nicht nur Versicherungen müssen vor der Reise abgeschlossen werden. Um eine sichere Geschäftsreise zu gewährleisten, müssen auch bei der Reisebuchung einige Dinge beachtet werden. So sollte nicht nur das günstige Angebot für Flug und Unterkunft in Betracht gezogen werden, sondern vielmehr gute Rezessionen von Fluglinien und Unterkünften in Betracht zu ziehen. Dies hat nicht nur den Zweck, die Reise an sich sicherer zu machen, sondern soll auch Mitarbeitern die Zeit so angenehm wie möglich gestalten. Wie Sie online die beste Unterkunft finden, erfahren Sie hier.

Während der Reise

Um Geschäftsreisenden einen sicheren Aufenthalt am Zielort zu ermöglichen, rücken immer mehr, speziell für Geschäftsreisen entwickelte Apps in den Fokus. Diese bieten nicht nur die Möglichkeit der Buchung von Verkehrsmitteln und, sondern auch eine unkomplizierte Aufstellung von Spesen und Ausgaben. Wenn gewünscht, ebenso können diese die Standorte des Reisenden speichern und an die Vorgesetzten weiterleiten. Dies kann Menschen auf Geschäftsreise ein sichereres Gefühl geben, da es etwa im Falle eines Verschwindens sichere Anhaltspunkte bezüglich eines möglichen Aufenthaltsortes gibt. Außerdem bieten die Entwickler solcher Apps auch oft einen kompetenten Kundenservice an, der den Reisenden bei Problemen und Herausforderungen zur Seite steht.

Nicht nur die körperliche Unversehrtheit des Mitarbeiters muss gesichert sein, denn oft führt man auf einer Geschäftsreise auch einen Computer inklusive sensibler Firmendaten mit sich mit. Um ein Datenleck und einen möglichen Diebstahl zu verhindern, rät das BSI dazu, öffentliche Netzwerke und Hotspots nur zu nutzen, wenn eine verschlüsselte Verbindung besteht. Im Zweifelsfall solltest Du auf die Eingabe persönlicher Daten verzichten.

Nach der Reise

Genau wie der Beginn der Geschäftsreise endet diese nicht direkt bei der Rückkehr zum Flughafen. Dem Mitarbeiter sollte eine gewisse Ruhezeit zugesprochen werden, damit er sich von den Strapazen des Fluges erholen kann. Es sollte zudem ein Feedbackgespräch angesetzt werden, um zu evaluieren, was gut lief, aber auch wo es noch Potenzial für Verbesserungen gibt. Dies kann dazu beitragen, Geschäftsreisen in der Zukunft für alle Angestellten noch angenehmer und sicherer zu gestalten.

Nach der Rückkehr sollte der Computer auch noch auf Sicherheitslücken kontrolliert werden. Ein Log-in in öffentliche und unzureichend geschützte Netzwerke lässt sich kaum vermeiden, deshalb muss der Rechner auf Trojaner und Viren geprüft werden, damit sich diese nicht in der gesamten Firmeninfrastruktur ausbreiten.

Beachtet man diese Punkte, kann die Sicherheit von Geschäftsreisen signifikant gesteigert werden, damit sich die Mitarbeiter in allen Phasen aufgehoben fühlen und sie ihre Aufgabe in einem anderen Land bestmöglich ausführen können. Reist man in fremde, unbekannte Länder, sollte man sich trotzdem kurz vor der Reise noch über etwaige Reisewarnungen und Vorgänge im Zielland informieren – dafür eignet sich ein Besuch auf der Webseite des Auswärtigen Amts Deutschland.

Ein 55PLUS-Reisetipp.